一、对象的添加
1、新建幻灯片
2、插入文本框
3、直接输入文本
4、插入图片
5、插入声音
6、插入视频
7、插入Falsh动画
8、插入艺术字
9、绘制图形
10、公式编辑
11、插入其他演示文稿
12、插入批注
13、插入图表
14、插入Excel表格 
二、版面的设置
15、设置彩色公式
16、设置幻灯片版式
17、使用设计方案
18、设置背景颜色
19、设置页眉页脚
20、修改幻灯片母板
21、隐藏幻灯片
三、动画设置
22、设置进入动画
23、设置动画播放方式
24、设置退出动画
25、自定义动画路径
26、调整动画顺序
27、设置背景音乐
28、设置动作按钮
29、设置强调动画
30、设置字幕式动画
31、设置超级链接 
四、播放文稿
32、设置幻灯片切换效果
33、设置幻灯片放映方式
34、自定义播放方式
35、自动播放演示文稿(.pps)
36、记录下放映的感受
37、在播放时画出重点
五、综合应用技巧
38、为幻灯片配音
39、打印幻灯片
40、把文稿转换为Word文档
41、加密演示文稿
42、把文稿保存为图片格式
43、把Word文档转换为演示文稿
44PPT文档转换为WORD文档
45、提取文稿中的图片
46、宏的应用
47、制作电子相册
48、嵌入字体格式
49、打包演示文稿

PowerPoint2003制作
一、对象的添加
制作演示文稿,添加对象是最常见的操作。
1、新建幻灯片
默认情况下,启动PowerPoint2003时,系统新建一份空白演示文稿,并新建1张幻灯片。我们可以通过下面三种方法,在当前演示文稿中添加新的幻灯片:
方法一:快捷键法。按“Ctrl+M”组合键,即可快速添加1张空白幻灯片。
方法二:回车键法。在“普通视图”下,将鼠标定在左侧的窗格中,然后按下回车键(“Enter”),同样可以快速插入一张新的空白幻灯片。
方法三:命令法。执行“插入→新幻灯片”命令,也可以新增一张空白幻灯片。
2、插入文本框
通常情况下,在演示文稿的幻灯片中添加文本字符时,需要通过文本框来实现。
①执行“插入→文本框→水平(垂直)”命令,然后在幻灯片中拖拉出一个文本框来。
②将相应的字符输入到文本框中。
③设置好字体、字号和字符颜色等。
④调整好文本框的大小,并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。
 注意:也可以用“绘图”工具栏上的文本框按钮来插入文本框,并输入字符。
3、直接输入文本
如果演示文稿中需要编辑大量文本,推荐大家使用下面直接输入文本的方法。
在“普通视图”下,将鼠标定在左侧的窗格中,切换到“大纲”标签下。然后直接输入文本字符。每输入完一个内容后,按下“Enter”键,新建一张幻灯片,输入后面的内容。
注意:如果按下“Enter”键,仍然希望在原幻灯片中输入文本,只要按一下“Tab”键即可。此时,如果想新增一张幻灯片,按下“Enter”键后,再按一下“Shift+Tab”键就可以了
4、插入图片
为了增强文稿的可视性,向演示文稿中添加图片是一项基本的操作。
①执行“插入→图片→来自文件”命令,打开“插入图片”对话框。
②定位到需要插入图片所在的文件夹,选中相应的图片文件,然后按下“插入”按钮,将图片插入到幻灯片中。
③用拖拉的方法调整好图片的大小,并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。
注意:以定位图片位置时,按住Ctrl键,再按动方向键,可以实现图片的微量移动,达到精确定位图片的目的。
5、插入声音
为演示文稿配上声音,可以大大增强演示文稿的播放效果。
①执行“插入→影片和声音→文件中的声音”命令,打开“插入声音”对话框。
②定位到需要插入声音文件所在的文件夹,选中相应的声音文件,然后按下“确定”按钮。
注意:演示文稿支持mp3wmawavmid等格式声音文件。
③在随后弹出的快捷菜单中,根据需要选择“是”或“否”选项返回,即可将声音文件插入到当前幻灯片中。
注意:插入的声音文件后,会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片,在幻灯片放映时,通常会显示在画面了,为了不影响播放效果,通常将该图标移到幻灯片边缘处。
6、插入视频
我们可以将视频文件添加到演示文稿中,来增加演示文稿的播放效果。
①执行“插入→影片和声音→文件中的影片”命令,打开“插入影片”对话框。
②定位到需要插入视频文件所在的文件夹,选中相应的视频文件,然后按下“确定”按钮。
注意:演示文稿支持aviwmvmpg等格式视频文件。
③在随后弹出的快捷菜单中,根据需要选择“是”或“否”选项返回,即可将声音文件插入到当前幻灯片中。
④调整处视频播放窗口的大小,将其定位在幻灯片的合适位置上即可。
7、插入Falsh动画
要想将Falsh动画添加到演示文稿中,的操作稍微麻烦一些。
①执行“视图→工具栏→控件工具箱”命令,展开“控件工具箱”工具栏。
②单击工具栏上的“其他控件”按钮,在随后弹出的下拉列表中选“Shockwave Flash Object”选项,然后在幻灯片中拖拉出一个矩形框(此为播放窗口)。
③选中上述播放窗口,按工具栏上的“属性”按钮,打开“属性”对话框,在“Movie”选项后面的方框中输入需要插入的Flash动画文件名及完整路径,然后关闭属性窗口。
注意:建议将Flash动画文件和演示文稿保存在同一文件夹中,这样只需要输入Flash动画文件名称,而不需要输入路径了。
④调整好播放窗口的大小,将其定位到幻灯片合适位置上,即可播放Flash动画了。
8、插入艺术字
Office多个组件中都有艺术字功能,在演示文稿中插入艺术字可以大大提高演示文稿的放映效果。
①执行“插入→图片→艺术字”命令,打开“艺术字库”对话框。
②选中一种样式后,按下“确定”按钮,打开“编辑艺术字”对话框。
③输入艺术字字符后,设置好字体、字号等要素,确定返回。
④调整好艺术字大小,并将其定位在合适位置上即可。
注意:选中插入的艺术字,在其周围出来黄色的控制柄,拖动控制柄,可以调整艺术字的外形。
9、绘制图形
根据演示文稿的需要,经常要在其中绘制一些图形,利用其中的“绘图”工具栏,即可搞定。
①执行“视图→工具栏→绘图”命令,展开“绘图”工具栏。
②点击工具栏上的“自选图形”按钮,在随后展开的快捷菜单中,选择相应的选项(如“基本形状、太阳形”),然后在幻灯片中拖拉一下,即可绘制出相应的图形。
注意:①如果选择“自选图形、线条”下面的选项,可以绘制出展型图形来。②如果选中相应的选项(如“矩形”),然后在按住“Shift”键的同时,拖拉鼠标,即可绘制出正的图形(如“正方形”)。
10、公式编辑
在制作一些专业技术性演示文稿时,常常需要在幻灯片中添加一些复杂的公式,可以利用“公式编辑器”来制作。
①执行“插入→对象”命令,打开“插入对象”对话框。
②在“对象类型”下面选中“Microsoft 公式3.0”选项,确定进入“公式编辑器”状态下。
注意:默认情况下,“公式编辑器”不是Office安装组件,在使用前需要通过安装程序进行添加后,才能正常使用。
③利用工具栏上的相应模板,即可制作出相应的公式。
④编辑完成后,关闭“公式编辑器”窗口,返回幻类片编辑状态,公式即可插入到其中。
⑤调整好公式的大小,并将其定位在合适位置上。
11、插入其他演示文稿
如果在编辑某个演示文稿时,需要引用其他演示文稿中的部分幻灯片,可以通过下面的方法快速插入。
①将光标定在需要插入的幻灯片前面。
②执行“插入→幻灯片(从文件)”命令,打开“幻灯片搜索器”对话框。
③单击其中的“浏览”按钮,打开“浏览”对话框,定位到被引用演示文稿所在的文件夹中,选中相应的演示文稿,确定返回。
④选中需要引用的幻灯片,然后按下“插入”按钮,再“关闭”退出即可。
注意:①如果需要引用演示文稿中的所有幻灯片,直接按下“全部插入”按钮就行了。②在按住Ctrl键的同时,用鼠标点击不同的幻灯片,可以同时选中不连续的多幅幻灯片,然后将其插入。③如果经常需要引用某些演示文稿中的幻灯片,在打开相应的演示文稿后,单击“添加到收藏夹”按钮,以后可以通过“收藏夹标签”进行快速调用。
12、插入批注
审查他人的演示文稿时,可以利用批注功能提出自己的修改意见。批注内容并不会在放映过程中显示出来。 
①选中需要添加意见的幻灯片,执行“插入批注”命令,进入批注编辑状态。
②输入批注内容。
③当使用者将鼠标指向批注标识时,批注内容即刻显示了出来。
注意:批注内容不会在放映过程中显示出来。
④右击批注标识,利用弹出的快捷菜单,可对批注进行相应编辑处理。
13、插入图表
利用图表,可以更加直观地演示数据的变化情况。
①执行“插入图表”命令,进入图表编辑状态。
②在数据表中编辑好相应的数据内容,然后在幻灯片空白处单击一下鼠标,即可退出图表编辑状态。
③调整好图表的大小,并将其定位在合适位置上即可。
注意:如果发现数据有误,直接双击图表,即可再次进入图表编辑状态,进行修改处理。
14、插入Excel表格 
由于PowerPoint的表格功能不太强,如果需要添加表格时,我们先在Excel中制作好,然后将其插入到幻灯片中。
①执行“插入→对象”命令,打开“插入对象”对话框。
②选中“由文件创建”选项,然后单击“浏览”按钮,定位到Excel表格文件所在的文件夹,选中相应的文件,单击“确定”按钮返回,即可将表格插入到幻灯片中。
③调整好表格的大小,并将其定位在合适位置上即可。
注意:①为了使插入的表格能够正常显示,需要在Excel中调整好行、列的数目及宽(高)度。②如果在“插入对象”对话框,选中“链接”选项,以后在Excel中修改了插入表格的数据,打开演示文稿时,相应的表格会自动随之修改。
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二、版面的设置
好的演示文稿一定需要好的版面,好的配色方案等等。
15、设置彩色公式
默认情况下,插入的公式都是黑白的,影响演示效果,如何将其设置为彩色的呢?
①执行“视图→工具栏→图片”命令,展开“图片”工具栏。
②选中插入的公式,然后单击“图片重新着色”按钮,打开“图片重新着色”对话框。
③为公式设置一种颜色,确定返回即可。
注意:此处重新着色的公式,如果直接复制、贴到到其他组件(如WORD)中,则恢复原来的黑白色。
16、设置幻灯片版式
在标题幻灯片下面新建的幻灯片,默认情况下给出的是“标题和文本”版式,我们可以根据需要重新设置其版式。
①执行“视图→任务窗格”命令,展开“任务窗格”。
②单击任务窗格顶部的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“幻灯片版式”选项,展开“幻灯片版式”任务窗格。
③选择一种版式,然后按其右侧的下拉按钮,在弹出的下拉列表中,根据需要应用版式即可。
17、使用设计方案
通常情况下,新建的演示文稿使用的是黑白幻灯片方案,如果需要使用其他方案,一般可以通过应用其内置的设计方案来快速添加。
①执行“视图→任务窗格”命令,展开“任务窗格”。
②单击任务窗格顶部的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“幻灯片设计”选项,展开“幻灯片设计”任务窗格。
③选择一种设计方案,然后按其右侧的下拉按钮,在弹出的下拉列表中,根据需要应用即可。
18、设置背景颜色
如果对当前的配色方案不满意,可以选择其内置的配色方案来进行调整,并可以修改其背景颜色。
①执行“视图→任务窗格”命令,展开“任务窗格”。
②单击任务窗格顶部的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“幻灯片设计——配色方案”选项,展开“幻灯片设计——配色方案”任务窗格。
③选择一种配色方案,然后按其右侧的下拉按钮,在弹出的下拉列表中,根据需要应用即可。
④如果需要修改其背景颜色可以这样设置:执行“格式→背景”命令,打开“背景”对话框,设置一种颜色,确定返回即可。
19、设置页眉页脚
在编辑Powepoint演示文稿时,也可以为每张幻灯片添加类似Word文档的页眉或页脚。这里我们以添加系统日期为例,看看具体的操作过程。
①执行“视图→页眉和页脚”命令,打开“页眉和页脚”对话框。
②选中“日期和时间”及下面的“自动更新”选项,然后按其右侧的下拉按钮,选择一种时间格式。
③再单击“全部应用”和“应用”按钮返回即可。
注意:在“页眉和页脚”对话框中,选中“幻灯片编号”选项,即可为每张幻灯片添加上编号(类似页码)。
20、修改幻灯片母板
如果我们希望为每一张幻灯片添加上一项固定的内容(如公司的LOGO),可以通过修改“母板”来实现。
①执行“视图母板幻灯片母板”命令,进入“幻灯片母板”编辑状态。
②仿照前面插入图片的操作,将公司LOGO图片插入到幻灯片中,调整好大小、定位到合适的位置上,再单击“关闭母板视图”按钮退出“幻灯片母板”编辑状态。
③以后添加幻灯片时,该幻灯片上自动添加上公司LOGO图片
21、隐藏幻灯片
对于制作好的Powepoint演示文稿,如果希望其中的部分幻灯片在放映的时候不显示出来,我们可以将其隐藏起来。
①在“普通视图”界面下,在左侧的窗口中,按住Ctrl键,分别点击需要隐藏的幻灯片,同时选中多张不连续的幻灯片。
②右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“隐藏幻灯片”选项即可。
注意:①进行隐藏操作后,相应的幻灯片编辑上有一条删除斜线。②如果需要取消隐藏,只要选中相应的幻灯片,再进行一次上述操作即可。
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三、动画设置
为对象设置动画,这是演示文稿的精华。
22、设置进入动画
动画是演示文稿的精华,在画中尤其以“进入”动画最为常用。下面我们以设置“渐变式缩放”的进入动画为例,看看具体的设置过程。
①选中需要设置动画的对象,执行“幻灯片放映→自定义动画”命令,展开“自定义动画”任务窗格。
②单击任务窗格中的“添加动画”按钮,在随后弹出的下拉列表中,依次选择“进入→其他效果”选项,打开“添加进入效果”对话框。
③选中“渐变式缩放”动画选项,确定返回即可。
注意:如果需要设置一些常见的进入动画,可以在“进入”菜单下面直接选择就可以了。
23、设置动画播放方式
如果一张幻灯片中的多个对象都设置了动画,就需要确定其播放方式(是“自动播放”还是“手动播放”)。下面,我们将第二个动画设置在上一个动画之后自动播放。
展开“自定义动画”任务窗格,双击第二个动画方案,单击“开始”右侧的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选择“之后”选项即可。
注意:在“自定义动画”任务窗格中,还可以快速设置动画播放“速度”等选项。
24、设置退出动画
既然有进入动画,对应就有退出动画——即动画放映结束后对象如何退出。
①选中相应的对象,展开“自定义动画”任务窗格。
②单击“添加动画”按钮,在随后弹出的下拉列表中,依次选择“退出→消失”选项,即可为对象设置“消失”的退出动画。
③双击设置的动画方案,打开“消失”对话框,切换到“计时”标签下,把“开始”选项设置为“之后”,并设置一个“延迟”时间(如2秒),确定返回,让“退出”动画在“进入”动画之后2秒自动播放。
25、自定义动画路径
如果对Powepoint演示文稿中内置的动画路径不满意,可以自定义动画路径。下面,我们以演示“布朗运动”为例,看看具体的实现过程。
①用“绘图”工具栏上的“椭圆”按钮,在幻灯片中画出一个(或多个)小“质点”。
②分别选中相应的“质点”,单击“自定义动画”任务窗格中的“添加效果”按钮,选择“动作路径→绘制自定义路径→自由曲线”选项(此时鼠标变成一支笔)。
③自“质点”处开始,发挥你的想像随意绘制曲线。
④然后在“计时”标签中,将“重复”项设置为“直到幻灯片末尾”
26、调整动画顺序
Powerpoint演示文稿中设置好动画后,如果发现播放的顺序不理想,该怎样快速调整呢?下面,我们以将三个动画方案调整到第二个顺序播放为例,看看具体的操作过程。
选中需要调整的对象,右击鼠标,在随后出现的快捷菜单中,选择“自定义动画”选项,展开“自定义动画”任务窗格,选中第三个动画方案,按住鼠标左键,将其拖拉到第二个动画方案止方,松开鼠标即可。
注意:此处,利用右键菜单快速展开“自定义动画”任务窗格。
27、设置背景音乐
Powerpoint演示文稿设置背景音乐,这是增强演示效果的重要手段。方法如下。
①仿照前面的操作,选择一首合适的音乐文件,将其插入到第一张幻灯片中。
②展开“自定义动画”任务窗格。
③选中声音播放方案(其实就是一种动画方案),双击打开“播放声音”对话框。
④在“效果”标签下,选中“在XX幻灯片之后”选项,并输入一个数值(此处假定演示文稿共有28张幻灯片,我们就输入数值28),确定返回就行了。
注意:这样的设置,就相当于让声音播放动画在28张幻灯片之后停止,替代背景音乐的效果。
28、设置动作按钮
PPT演示文稿中经常要用到链接功能,我们可以用“动作按钮”功能来实现。下面,我们建立一个“课堂练习”按钮,链接到第十七张幻灯片上。
①执行“幻灯片放映动画按钮自定义”命令。
②在幻灯片中拖拉出一个按钮来,此时系统自动弹出“动作设置”对话框。
③选中“超链接到”选项,然后单击其右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“幻灯片”选项,打开“超链接到幻灯片”对话框,选中第十七张幻灯片,确定返回。
④右击按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选择“添加文本”选项,并输入文本(如“课堂练习”)。
⑤设置好文本的字号、字体等,调整好按钮大小,并将其定位在合适的位置上即可。
29、设置强调动画
所谓“强调”动画,就是在放映过程中引起观众注意的一类动画,设置方法同设置“进入”动画相似。
①选中需要设置强调动画的对象,执行“幻灯片放映→自定义动画”命令,展开“自定义动画”任务窗格。
②单击其中的“添加动画”按钮,在随后弹出的快捷菜单中,展开“强调”下面的级联菜单,选择一种“强调”动画(如“陀螺旋”)即可。
注意:选择其中的“其它效果”选项,打开“添加强调效果”对话框,可以设置多种强调动画。
30、设置字幕式动画
我们经常看到一些课件在播放过程中,一些字符从左向右(从下向上)滚动出现,这种效果在PowerPoint中可以用“字幕式”动画来实现。
①将字符输入到一个文本框中。
②选中文本框,单击“自定义动画”任务窗格中的“添加动画”按钮,在随后弹出的快捷菜单中,展开“进入”下面的级联菜单,选中“字幕式”动画选项就行了。
注意:如果“字幕式”动画选项不在“进入”级联菜单中,可以选择其中的“其他动画”选项来设置。
31、设置超级链接 
我们在Powerpoint演示文稿的放映过程中,希望从某张幻灯片中快速切换到另外一张不连续的幻灯片中,可以通过“超级链接”来实现。
下面我们以“超级链接”到第10张幻灯片为例,看看具体的设置过程:
①在幻灯片中,用文本框、图形(片)制作一个“超级链接”按钮,并添加相关的提示文本(如“陀螺旋”)。
②选中相应的按钮,执行“插入→超链接”命令,打开“插入超链接”对话框。
③在左侧“链接到”下面,选中“本文档中的位置”选项,然后在右侧选中第10张幻灯片,确定返回即可。
注意:仿照上面的操作,可以超链接到其他文档、程序、网页上。
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四、播放文稿
演示文稿做好了,掌握一些播放的技能和技巧可以帮你做一场漂亮的讲解。
32、设置幻灯片切换效果
为了增强幻灯片的放映效果,我们可以为每张幻灯片设置切换方式,以丰富其过渡效果。
①选中需要设置切换方式的幻灯片。
②执行“幻灯片放映→幻灯片切换”命令,打开“幻灯片切换”任务窗格。
③选择一种切换方式(如“横向棋盘式”),并根据需要设置好“速度”、“声音”、“换片方式”等选项,完成设置。
注意:如果需要将此切换方式应用于整个演示文稿,只要在上述任务窗格中,单击一下“应用于所有幻灯片”按钮就可以了。
33、设置幻灯片放映方式
PPT演示文稿制作完成后,有的由演讲者播放,有的让观众自行播放,这需要通过设置幻灯片放映方式进行控制。
①执行“幻灯片放映→设置放映方式”命令,打开“设置放映方式”对话框。
②选择一种“放映类型”(如“观众自行浏览”),确定“放映幻灯片”范围(如第3至第8张),设置好“放映选项”(如“自动放映,按ESC键终止”。
③再根据需要设置好其它选项,确定退即可。
34、自定义播放方式
一份PPT演示文稿,如果需要根据观众的不同有选择地放映,可以通过“自定义放映”方式来达到。
①执行“幻灯片放映→自定义放映”命令,打开“自定义放映”对话框。
②单击其中的“新建”按钮,打开“定义自定义放映”对话框。
③输入一个放映方案名称(如“高级”),然后在Ctrlt键的协助下,选项需要放映的幻灯片,然后按下“添加”按钮,再“确定”返回。
④以后需要放映某种方案时,再次打开“自定义放映”对话框,选择一种放映方案,按下“放映”按钮就OK了。
35、自动播放演示文稿(.pps)
如果演讲者是一位新手,本来就很紧张,再让他进行启动PowerPoint、打开演示文稿、进行放映等一连串的操作,可能有点为难他。何不保存一个自动播放的pps演示文稿呢?
①启动PowerPoint,打开相应的演示文稿。
②执行“文件→另存为”命令,打开“另存为”对话框。
③将“保存类型”设置为“PowerPoint放映(*.pps)”,然后按下“保存”按钮。
④以后,放映者只要直接双击上述保存的文件,即可快速进入放映状态。
36、记录下放映的感受
PPT演示文稿放映过程中,随时记录下自己的感受或者观众的意见,对进一步完善演示文稿大有益处。
在放映过程中,右击鼠标,在随后出现的快捷菜单中,选“屏幕→演讲者备注”选项,打开“演讲者备注”对话框,输入自己的感受或者观众的意见,然后“关闭”对话框,返回继续播放。
注意:记录下来的内容会保存在幻灯片的备注窗口中。
37、在播放时画出重点
在演示文稿放映过程中,如果我们想临时标记一下幻灯片中的重点内容,如何实现呢?
在播放过程中,可以在屏幕上画出相应的重点内容:在放映过程中,右击鼠标,在随后出现的快捷菜单中,选“指针选项→毡尖笔”选项,此时,鼠标变成一支“笔”,可以在屏幕上随意绘画。
注意:①右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“指针选项→墨迹颜色”选项,即可修改“笔”的颜色。②在退出播放状态时,系统会提示是否保留墨变的提示,根据需要做出选择就可以了。
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五、综合应用技巧
Powerpoint的其他技巧,掌握了这些技巧,很多事情可以事半功倍。
38、为幻灯片配音
如果我们想通过直接录音的方法为演示文稿配音,请按下述操作进行:
打开演示文稿,定位到配音开始的幻灯片,执行“幻灯片→放映录制旁白”命令,打开“录制旁白”对话框,直接按下“确定”按钮,在随后弹出的对话框中,选择“当前幻灯片”按钮,进入幻灯片放映状态,边放映边开始录音。
播放和录音结束时,右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“结束放映”选项,退出录音状态,并在随后弹出的对话框中,选择“保存”按钮,退出即可。
注意:
①如果在“录制旁白”对话框中,选定“链接旁白”命令,以后保存幻灯片时,系统会将相应的旁白声音,按幻灯片分开保存为独立的声音文件。
②打开“设置放映方式”对话框,选中其中的“放映时不加旁白”选项,确定返回,在播放文稿时不播放声音文件。
③利用此功能可以进行任何录音操作,比系统的“录音机”功能强多了。
39、打印幻灯片
我们想把幻灯片打印出来校对一下其中的文字,但是,一张纸只打印出一幅幻灯片,太浪费了,如何设置让一张打印多幅呢?
执行“文件→打印”命令,打开“打印”对话框,将“打印内容”设置为“讲义”,然后再设置一下其他参数,确定打印即可。
注意:
①如果选中“颜色/灰度”下面的“灰度”选项,打印时可以节省墨水。
②如果经常要进行上述打印,将其设置为默认的打印方式:执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,切换到“打印”标签下,选中“使用下列打印设置”选项,然后设置好下面的相关选项,确定返回即可。
40、把文稿转换为Word文档
如果想把Powerpoint演示文稿中的字符转换到Word文档中进行编辑处理,可以用“发送”功能来快速实现。
打开需要转换的演示文稿,执行“文件发送Microsoft Office Word”命令,打开“发送到Microsoft Office Word”对话框,选中其中的“只使用大纲”选项,按下“确定”按钮,系统自动启动Word,并将演示文稿中的字符转换到Word文档中,编辑保存即可。
注意:要转换的演示文稿必须是用PowerPoint内置的“幻灯片版式”制作的幻灯片。如果是通过插入文本框等方法输入的字符,是不能实现转换的。
41、加密演示文稿
如果不希望别人打开自己制作的Powerpoint演示文稿,可以通过设置打开密码来限制。
执行“工具选项”命令,打开“选项”对话框,切换到“安全性”标签下,设置一个“打开权限密码”后,按下“确定”按钮,在随后弹出的对话框中,重复输入一遍上述密码,确定返回,再保存一下演示文稿即可。
注意:
    如果设置了“修改权限密码”,在没有密码时,对打开的演示文稿所作的修改,不能保存到原文档中。
42、把文稿保存为图片格式
如果我们想把Powerpoint演示文稿中相应的幻灯片转换为图片格式,直接另存就可以了。
执行“文件另存为”命令,打开“另存为”对话框,单击“保存类型”右侧的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选择一种图片格式(如“GIF可交换的图形格式*.gif”),然后按下“保存”按钮,并在随后弹出的对话框中,选择“每张幻灯片”选项即可。
注意:保存为图片格式后,可以用图片浏览软件观看相应的演示文稿(只不过动画功能不能使用了)。
43、把Word文档转换为演示文稿
如果我们想把Powerpoint演示文稿中相应的幻灯片转换为图片格式,直接另存就可以了。
执行“文件另存为”命令,打开“另存为”对话框,单击“保存类型”右侧的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选择一种图片格式(如“GIF可交换的图形格式*.gif”),然后按下“保存”按钮,并在随后弹出的对话框中,选择“每张幻灯片”选项即可。
注意:保存为图片格式后,可以用图片浏览软件观看相应的演示文稿(只不过动画功能不能使用了)。
44、把PPT文档转换为WORD文档
如果想把Powerpoint演示文稿中的字符转换到Word文档中进行编辑处理,可以用“发送”功能来快速实现。
打开需要转换的演示文稿,执行“文件发送Microsoft Office Word”命令,打开“发送到Microsoft Office Word”对话框,选中其中的“只使用大纲”选项,按下“确定”按钮,系统自动启动Word,并将演示文稿中的字符转换到Word文档中,编辑保存即可。
注意:要转换的演示文稿必须是用PowerPoint内置的“幻灯片版式”制作的幻灯片。如果是通过插入文本框等方法输入的字符,是不能实现转换的。
45、提取文稿中的图片
如果我们需要将某个Powerpoint演示文稿中的图片单独提取出来,只要将其另存为网页格式即可。
①启动PowerPoint,打开相应的演示文稿文档。
②执行“文件→另存为网页”命令,打开“另存为网页”对话框。
③将“保存类型”设置为“网页(*.htm*.html)”,然后取名(如tp)保存返回。
④我们在上述网页文件保存的文件夹中,会找到一个名这“tp.files”的文件夹,其中单独保存了演示文稿中的所有图片。
46、宏的应用
PowerPoint中,我们也可以通过录制宏,来帮助我们自动完成一系列操作。
①执行“工具→宏→录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框,输入一个名称,按下“确定”按钮进行录制。
②根据你的需要,将要录制的过程操作一遍,然后按下“停止录制”按钮,退出录制状态。
③执行“工具→宏→宏”命令,打开“宏”对话框,双击其中的宏,即可运行该宏。 
47、制作电子相册
随着数码相机的快速普及,需要制作电子相册的人越来越多。虽然这方面的专业软件不少,但是,我仍然采用PowerPoint来制作。
①执行“插入→图片→新建相册”命令,打开“相册”对话框。
②单击其中的“文件/磁盘”命令,打开“插入新图片”对话框。
③定位到照片所在的文件夹,在ShiftCtrl键的辅助下,选中需要制作成相册的图片,单击“插入”按钮返回。
④根据需要调整好相应的设置,单击“创建”按钮。
⑤再对相册修饰一个即可。
48、嵌入字体格式
当我们将制作好演示文稿复制到其他电脑中进行播放时,由于其他电脑没有相应的字体,必然会影响文稿的演示效果。其实,我们可以将字体嵌入到演示文稿中带走。
①执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框。
②切换到“保存”标签中,选中“嵌入TrueType字体”选项,确定返回。
③再保存一下演示文稿即可。
49、打包演示文稿
 
PowerPoint2003制作常见问题及对策
问题一、如何对齐多个对象
我们在一张幻灯片中,常常要插入多个对象(如图片、图形、文本框等),如何让它们排列得整整齐齐呢?
解决方法:在PPT 2002中,先执行“视图→工具栏→绘图”命令,展开“绘图”工具栏(参见图一),然后同时选中多个需要对齐的对象(参见图一),按“绘图”工具栏上“绘图(R)”按钮,在随后弹出一快捷菜单(参见图一)中,展开“对齐或分布”级联菜单,选中其中一种对齐方式(如“右对齐”)即可。
小技巧
①用此种方法设置的对齐方式,其实是多个对象向其中一个对象“看齐”,如上例中,我们选定了“右对齐”选项后,其余三个对象即刻向“最右边”一个对象(“文本框”)“看齐”了(如图二)。
②按住鼠标左键,在幻灯片中多个对象外围拖拉出一个虚线框,即可同时选中虚线框所包围的对象。
③按住Shift键,然后用鼠标分别点击对象,也可以同时选中被点击的多个对象(这些对象可以不是连续的)。
问题二、如何复制幻灯片
有时候,我们需要借用已经制作好的一篇演示文稿中的某一张(或多张)幻灯片,我们如何将其复制过来呢?
解决方法:打开已经制作好的演示文稿,在右边的大纲区中,选中需要借用的幻灯片,执行“复制”操作,然后切换到当前演示文稿中,右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“粘贴”选项(或直接按“常用”工具栏上的“粘贴”按钮)即可。
小技巧
①在复制幻灯片时,原演示文稿所使用的“母板”不被复制过来,而是使用了当前演示的“母板”。
②按住Shift键,在大纲区中的幻灯片上拖拉,即可同时选中多张连续的幻灯片;按住Ctrl键,在大纲区中的幻灯片上分别点击,即可同时选中多张不连续的幻灯片。
问题三、如何插入公式
老师在编辑教学幻灯片时,常常需要插入一些公式,怎么办呢?
解决方法:在需要插入公式的幻灯片中,执行“插入→对象”命令,打开“插入对象”对话框,在“对象类型”下面选中“Microsoft 公式3.0”选项,“确定”进入公式编辑状态,利用展开的“公式”工具栏上的相应“公式模板”按钮,即可编辑制作出所需要的公式来.制作完成后,在“公式编辑器”窗口中,执行“文件→退出并返回到演示文稿”命令即可。
小技巧:①由于“公式编辑器”不是默认的安装组件,请利用Office2003安装盘,通过系统“控制面板”上的“添加/删除程序”功能,进行安装。
②如果进入公式编辑状态后,“公式”工具栏没有展开,执行一下“视图→工具栏”命令就行了。
③插入的公式,实际上是一个内嵌的图片,默认情况下比较小,影响演示效果,需要将其调整、定位一下。
问题四、如何带走自己的字体
我们通常有这样的担心,在一台电脑上制作好的演示文稿,复制到另一台电脑上播放时,可能由于两台电脑安装的字体不同,影响到演示文稿的播放效果。那么,能不能将自己设置的字体一并带走呢?
解决方法:如果你所设置的是“TrueType字体”,那么完全可以将其一并带走:执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框(如图五),切换到“保存”标签下,选中其中的“嵌入TrueType字体”选项,确定返回,然后再保存(或另存)相应的演示文稿即可。
小技巧:①为了减少演示文稿的容量,在选中“嵌入TrueType字体”选项后,再选定下面的“内嵌入所用字符”选项。
②此设置只对当前演示文稿有效,如果打开了一个新的演示文稿,且需要带走其中的字体,需要重复上面的操作。
③我们可以通过字体文件的扩展名来识别“TrueType字体”(扩展名是ttf)。
问题五、如何将演示文稿保存为图片
对于一些没有设置动画的演示文稿来说,如果能将其保存为一幅幅的图片,这样,即使没有安装PPT2003或播放器,我们也可以利用一些图片浏览器来欣赏他们。那么,如何将其保存为图片呢?
解决方法:启动PPT2003,打开相应的演示文稿,执行“文件另存为”命令,打开“另存为”对话框,按“保存类型”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选定一种图形类型(参见图六),再取名保存。此时,系统会弹出一个如图七所示的对话框,根据需要,单击其中后个按钮即可。
小技巧:①同一演示文稿保存为不同格式的图形文件,“gif”格式容量最小,“wmf”格式容量最大。
②在进行保存时所取的名称,其实不是图形文件名称,而是用来保存图形文件的文件夹名称,图形文件是“幻灯片1.GIF、幻灯片2.GIF……”。
问题六、如何存出文稿中的图片
有时,我们在欣赏某篇演示文稿时,发现其中的一些图片非常精美,想保存下来,供以后自己制作演示文稿时使用,又该怎么办呢?
解决方法:右击需要保存的图片,在随后弹出的快捷菜单中,选“另存为图片”选项,打开“另存为图片”对话框,取名保存即可。
小技巧:如果想将整个文稿中的图片都分别保存下来,可以这样操作:打开演示文稿,执行“文件→另存为Web页”命令,打开“另存为”对话框(如图八),取名(如“片头片尾”)保存。系统会将幻灯片中的所有图片一一分开,保存在上述Web页所在的文件夹中的一个名称如“片头片尾.files”的子文件夹中(图片通常保存为jpgpng格式各一份)。
问题七、如何将演示文稿转换为WORD文档
如果将想演示文稿转换为Word文档,该如何操作呢?
解决方法:启动,打开需要转换的演示文稿,执行“文件发送Microsoft Word”命令,打开“发送到Microsoft Word”对话框(如图九),设置好相应的选项后,按下“确定”按钮。此时,系统会启动Word,并新建一个文件,保存演示文稿的内容,保存一下相应的文件就行了。
小技巧:其实,转换到Word文档中的演示文稿内容,并不是普通的文本和图片,而只是将一张张幻灯片作为图片插入在Word文档中了。
问题八、如何将演示文稿保存为自动播放的文件
对于一些电脑菜鸟们来说,让其启动PPT2003,打开相应的演示文稿,再播放出来,往往或出现差错。有没有好的办法解决呢?
解决方法:启动PPT2003,打开相应的演示文稿,执行“文件→另存为”命令,打开“另存为”对话框,按“保存类型”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选中“PowerPoint放映(*.pps)”选项,再取名保存。以后,使用者只要双击这个文件,即可直接进入播放状态,非常方便。
问题九、如何压缩演示文稿的容量
曾将64张数码照片制作成一个演示文稿相册,发现其容量有49MB之多,移动和演示起来都非常不方便,能不能压缩一下呢?
解决方法:启动PPT2003,打开相册文稿,执行“文件→另存为”命令,打开“另存为”对话框,按对话框右上方的“工具”按钮,在随后弹出的下拉菜单中,选择“压缩图片”选项,打开“压缩图片”对话框(如图十),选中“Web/屏幕”选项(其他选项按默认情况,参见图十),然后按“确定”按钮返回,再取名保存即可。
经过上述压缩,笔者的那个49MB的相册,最后的容量只有了4.5MB了,压缩了90%以上哟!
问题十、如何将表格插入到幻灯片中
我们在制作演示文稿时,常常要用到表格。大家知道,表格我们通常是用Excel来制作的。那么,能不能将Excel制作好的表格插入到幻灯片中呢?
解决方法:启动Excel2002,将表格编辑成适合在幻灯片中播放的大小,并去掉相应的网格线。
再启动PPT2003,选定一张幻灯片,执行“插入→对象”命令,打开“插入对象”对话框(如图十一),选中其中的“根据文件创建”选项,然后通过“浏览”按钮选中需要插入的表格文件(参见图十一),按下“确定”按钮,表格即刻被插入到幻灯片中,调整一下大小就行了。
小技巧:双击插入的表格,即可进入Excel编辑状态,对表格进行编辑处理。
问题十一、如何加密演示文稿
如果编辑好的演示文稿不想让别人打开或修改,怎么办?
解决办法:对演示文稿进行加密,这是PPT2003的一个新增功能。
启动PPT2003,打开相应的演示文稿,然后选择下面两种方法中的一种,对其进行加密:
1、执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,切换到“保存”标签下,设置好相应选项的密码(参见图十二),确定返回,然后再将文稿另存一下即可。
2、执行“文件→另存为”命令,打开“另存为”对话框,按对话框右上方的“工具”按钮,在随后弹出的下拉菜单中,选择“安全选项”选项,打开“安全选项”对话框(如图十三),设置好相应选项的密码,“确定”返回,再取名保存即可。
小技巧:①如果设置了“打开权限密码”,以后使用者要打开相应的演示文稿时,必须在如图十四所示的对话框中输入正确的密码,否则不能打开。
 如果设置了“修改权限密码”,以后使用者在打开相应的演示文稿时,如果在如图十五所示的对话框中输入正确的密码,不仅可以打开文稿,而且可以修改文稿,如果没有输入正确的密码,则可以通过按其中的“只读”按钮,将文稿打开播放,当不能对其进行修改。
 ②“打开权限密码”和“修改权限密码”可以设置一样,也可以设置得不一样。
 ③尽管我们说PPT2003PPT2000制作的文稿是相互兼容的,但加密的PPT2003演示文稿,用PPT2000打开时,显示为乱码。
问题十二、如何使播放窗口可以随意调节
大家知道,通常情况下PPT是以全屏方式播放演示文稿的,此时如果想切换到另外一个窗口中进行某些操作,就必须将播放窗口最小化,非常不方便。如何解决这个问题呢?
解决方法:启动PPT2003,打开需要播放的文稿,按住Alt键不放,再依次按“DV”字母键,也可以进入播放状态,不过此时的播放窗口是可以随意调节的(参见图十六)
问题十三、如何让Flash动画在演示文稿中顺利播放
 我们知道,通过“Shockwave Flash Object”控件,可以将Flash动画插入到文稿中进行播放。但是,不知为何,当我们将文稿的保存位置移动后,插入的Flash动画就不能播放了。
解决方法:将Flash动画和制作的演示文稿保存在同一文件夹中,同时在用“Shockwave Flash Object”控件插入Flash动画时,将路径设置为相对路径。
经过这样的设置以后,无论如何移动Flash的保存位置,Powerpointer均可正常播放插入的动画。
注意:插入的Flash动画不支持打包功能,也不支持相应的演示文稿播放器。
问题十四、如何抢救丢失的文稿
我们在编辑文稿时,由于死机或停电,常常造成文稿的丢失,能不能抢救回来呢?
解决方法:启动PPT2003,执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,切换到“保存”标签下,选中“保存自动恢复信息”选项,并在后面的方框中设置一个时间(为了减少损失,建议时间设置的尽可能短一些,确定返回,然后正常编辑文稿。
一旦出现死机或停电等意外情况后,当再次启动PPT2003时,系统会自动打开一个“文档恢复”工具栏,将丢失的文稿显示出来,选择其中需要的文稿,然后将其保存起来即可。
注意:死机或停电前最后一段时间内编辑的内容无法恢复。
问题十五、为什么我的VBA不能运行
有时候我们用VBA制作互动式幻灯片时,发现设置的VBA代码完全正常,但在播放时却不能正常运行,不知何故?
解决方法:这是由于将宏安全性设置过高引起的:启动PPT2003,执行“工具→宏→安全性”命令,打开“安全性”对话框(如图十九),在“安全级”标签,选中“低”选项,确定返回,VBA即可正常运行了。
注意:如果没有特殊需要,最好不要将宏安全性设置为“低”,否则当有宏病毒时系统就无法提示。

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